Beim Thema Transport stellt sich nicht nur die Frage nach den zu beachtenden Zollvorschriften. Immer dann, wenn umfangreiche Bühnenausstattungen oder fragile und hochwertige Kunstwerke oder Designobjekte nicht eigenständig transportiert werden können, ist genau zu planen, in wessen Hände sie gegeben werden, damit sie sicher und unversehrt am Bestimmungsort ankommen. Ein gewisser Materialverschleiß ist bei Transporten kaum vermeidbar: Manche Theaterensembles sprechen sogar davon, dass eine Beschädigung des Bühnenbildes im Grunde schon einkalkuliert werden muss. Bei ideell und finanziell hochwertigen Kunstwerken ist der Transport eine besondere Risikophase, sodass Zeit und Wege zwischen den sicheren Verwahrungsorten möglichst knapp zu halten sind.  

Bevor eine Entscheidung zur Transportart getroffen wird, sollten folgende Fragen geklärt sein:

• Wie viel Eigenaufwand ist möglich und wie viel Unterstützung ist notwendig, das heißt kann der Transport selbst durchgeführt oder muss eine Spedition oder ein Kurierdienst eingeschaltet werden?
• Sind der Transportumfang oder die Distanzen so groß, dass Gegenstände als Frachtgut zur See, per Bahn oder Flugzeug transportiert werden müssen?
• Wie fragil sind die zu transportierenden Gegenstände und wie werden sie während des Transports behandelt?
• Wie müssen die Gegenstände verpackt werden und wer kümmert sich am Bestimmungsort um die Verpackung, wenn sie die Rückreise antreten?
• Welche Zollformalitäten sind zu beachten?
• Und vor allem: Wie viel Zeit und Geld steht zur Verfügung?

Es ist auf jeden Fall ratsam, den Rat erfahrener Kolleg*innen einzuholen, sowohl im Heimatland als auch im Ausland.

Bei Speditionen ist zu unterscheiden zwischen den auf sensible und hochwertige Transportgüter spezialisierten Unternehmen und solchen, die alle erdenkbaren Güter und Waren transportieren.

Spezialisierte Speditionen wie zum Beispiel Schenker, Hasenkamp/Köln, Tandem Kunst GmbH/Frechen, DART Köln/Berlin oder HEED! Eventlogistik GmbH/Erding bieten oft einen personalisierten Service: Das gesamte Vorhaben wird von Tür zu Tür mit geplant und überwacht. Objektspezifische Verpackungssysteme werden zur Verfügung gestellt, das Personal ist im Umgang mit Kunstgegenständen spezialisiert und der Versicherungsschutz ist gewährleistet. Die Zollformalitäten im Heimatland und am Zielort werden abgewickelt. Jedoch kommt man um die Bereitstellung von notwendigen begleitenden Dokumenten (Zollerklärungen, (Pro-Forma-)Rechnung etc.) nicht herum. 
Die Spezialisten sind leider recht teuer und kommen daher oft nicht in Frage.

Die nicht spezialisierten Speditionen sind in der Regel günstiger und arbeiten ebenso zuverlässig. Der Tatsache, dass das Personal im Umgang mit bspw. Kunstgegenständen, Designobjekten etc. nicht speziell geschult ist, kann mit einer entsprechend sicheren Verpackung begegnet werden.

Es kann sich lohnen, regionale Unternehmen anzufragen. Sie übernehmen oft Transporte innerhalb Europas; inwieweit außereuropäisch gearbeitet wird und zu welchen Konditionen, muss erfragt werden. Einige Veranstalter*innen berichten auch davon, dass sich – mit Hilfe des Kooperationspartners im Ausland ­– die Zusammenarbeit mit im Ausland ansässigen Speditionen oftmals rentiert. 

Wenn man zeitlich flexibel ist, kann man sich nach Beiladungen für bereits geplante Fahrten erkundigen. Speditionen vergeben den noch freien Raum oft günstiger. Solche Beiladungen sind auch für Transporte ins Ausland möglich, zumindest zwischen den größeren Städten.

Ist der Transport so umfangreich, dass er als Frachtgut zur See, per Flugzeug oder Bahn transportiert werden muss, empfiehlt sich in jedem Fall die Zusammenarbeit mit einer Spedition (oder auch mit einem Kurierdienst). Für Schiff, Bahn und Flugzeug muss Containerraum (komplett oder als Teilladung) angekauft werden, was die Spedition mit abwickelt. Die Transportabwicklung ist hier weniger flexibel, sodass mehrere Wochen eingeplant werden sollten.  

Tipp:

Für die Zusammenarbeit mit einer Spedition gilt, dass vorab mehrere Vergleichsangebote eingeholt werden sollten, da die Preisspanne zwischen den einzelnen Anbietern sehr groß ist.
Außerdem ist darauf zu achten, dass die Transportunternehmen an nationale Standards gebunden sind, so dass der Rücktransport unter Umständen anders organisiert werden muss, als der Hintransport oder die Kosten unterschiedlich ausfallen.

Übersichten zu auf den Kunstsektor spezialisierten Transportunternehmen finden bspw. sich hier www.galerie-ausstellung.de/kunsttransport.php und hier www.kunstwissen.de/kunsttransport.htm

Eine Alternative ist die Beauftragung eines Kurierdienstes, wie zum Beispiel DHL oder FedEx. Diese wickeln auch internationale Sendungen innerhalb von wenigen Tagen ab, wobei man ­– je nach Dringlichkeit – zwischen verschiedenen Versandarten wählen kann. Je dringender, desto höher die Kosten. Mit Hilfe verschiedener Tracking-Tools ist es möglich, mit der persönlichen Sendungsnummer den Status der Sendung im Internet zu verfolgen. Beide Unternehmen stellen detaillierte Informationen auf ihren Websites bereit und erteilen auch telefonisch Auskünfte.

Die Kurierdienste machen zum Teil unterschiedliche Vorgaben, welche Gegenstände sie transportieren. Der Transport von bspw. Kunstgegenständen ist aufgrund des hohen Risikos nicht mit allen Unternehmen möglich. 
Bei DHL gehören Kunstgegenstände zu den zugelassenen Wertgegenständen, wobei Pakete mit einem Warenwert bis zu 25 000 Euro akzeptiert werden. Die Sendungen sind bis zu einem bestimmten Wert versichert.
Nicht alle Dienste nehmen Sperrgut an.

Bei Sendungen ins außereuropäische Ausland übernehmen die Kurierdienste die Zollabwicklung. Dazu müssen einige Dokumente beigelegt werden:

• eine Zollinhaltserklärung inklusive Wertangabe; die Angaben sollten möglichst klar formuliert werden, da sie dem Zoll zur Berechnung der (länderindividuellen) Einfuhrabgaben dienen; 
• eine Rechnung bzw. im Falle einer vorübergehenden Verwendung im Ausland eine Pro-Forma-Rechnung (mit dem Vermerk ‚Wert nur für Zollzwecke/value for customs purpose only’). 

Die Unternehmen stellen diese Papiere als Downloads auf ihren Websites bereit.

Ferner wird empfohlen, sich über Einfuhrbestimmungen des Ziellandes zu informieren und die Notwendigkeit einer Ausfuhranmeldung zu überprüfen. Die Unternehmen sind dabei nur begrenzt behilflich. Die Zusammenstellung ‚Einfuhr- und Zollvorschriften Länder international’ von DHL findet sich hier.

Bei einem Express-Versand erfolgt die Zustellung in der Regel direkt bei der*m Empfänger*in. Das Unternehmen leistet dabei die Einfuhrabgaben im Voraus und zieht sie dann von der*m Empfänger*in ein. Alternativ kann die Zahlung der Einfuhrabgaben mit der*m Versendenden vereinbart werden. Die Regelung sollten die Kooperationspartner vorab klären, damit Kosten entsprechend kalkuliert werden können.

Über einen Kurierdienst kann auch eine vorübergehende Verwendung im Ausland organisiert werden, wobei das Unternehmen den Hin- und Rücktransport übernehmen muss und meistens die Einrichtung eines Kundenkontos notwendig ist.

Kurierdienste wickeln auch schwere oder umfangreiche Sendungen ab. Luft- und Seetransporte sind möglich, bei denen Container komplett oder als Teilladungen genutzt werden.

Alle Versandarten sind oft mit erheblichen Kosten verbunden, die man im Vorfeld möglichst genau kalkulieren und abwägen sollte.

Ein Eigentransport, sofern er zeitlich und geografisch realisierbar ist, ist die kostengünstigste Option. Allerdings müssen sämtliche Zollformalitäten selbst erledigt werden, sollte der Transport die EU-Grenzen passieren (Ausfuhr von Kunstwerken, Designobjekten und Bühnenausstattung etc. oder Vorübergehende Verwendung von Kunstwerken, Designobjekten und Bühnenausstattung etc.).